你有沒有這樣的經驗？
早上打開手機，原本想先把今天的工作安排好，卻看到好幾則客戶訊息。
有人想改預約時間，有人詢問服務內容，還有人填完資料，需要你再確認一下。
你想著：「先把這些處理完，等一下再來做自己的事。」
結果，回完訊息，就差不多要準備下一場服務。服務結束，又有新的事情等著你。
等到一天快結束，才想起原本打算寫的文章、想整理的課程，還有一直希望開始的計畫，今天又沒有碰到。
明明整天都在忙，卻好像沒有往自己想去的方向前進多少。
如果你也有這樣的感覺，我會建議先把一天的事情攤開，看看時間花在哪裡，也理解自己為什麼會這樣安排。
有些時候，是客戶的需求確實需要處理；有些時候，則是我們很難讓別人等待，或還不知道自己的計畫該怎麼開始。
我通常會從心理上的邊界，以及實際的時間安排，陪老師一起整理。
一直回訊息，可能也和你很在意別人的感受有關
很難停下來回覆，有時候是因為你擔心讓別人失望。先理解這份在意，才比較容易安排適合自己的服務邊界。
假設你正在準備下午的課程，手機跳出客戶的訊息。對方只是詢問下次可以預約什麼時間，你卻放下手邊的內容，開始來回確認日期。
回完之後，你想重新準備課程，又看到另一個人問服務細節。等到這些事情都處理完，原本留給自己的時間，也差不多用完了。
對重視他人感受的老師來說，等待可能會讓自己有壓力。即使對方還沒有催促，心裡也會想：「我現在不回，他會不會覺得我不重視他？」
在這樣的狀態裡，別人的需求很容易排在前面，自己的安排則不斷往後移。
我會先和老師討論，哪些回覆確實需要即時處理，哪些可以在說明清楚之後，留到固定時間回覆。你答應客戶的服務與時程要照顧好，也需要替準備服務、休息與經營保留位置。
有邊界的安排，可以讓客戶知道如何和你合作，也讓你比較清楚自己什麼時候能專心做事。
先把工作列出來，理解自己認為什麼最重要
事情的重要程度，可以先由老師自己評估。把感覺寫成分數，再放進四象限，會比較容易看見目前的選擇。
假設一天有八小時工作時間，我會請老師列出經常在做的事情，包括服務客戶、準備內容、回訊息、安排預約，以及一直想做卻沒有開始的行銷。
接著，請他依照自己的認定打分數：十分代表很重要，一分代表不重要。
這個分數沒有一份所有人都適用的答案。我更想理解的是，你為什麼覺得這件事重要？如果今天沒有做，會影響什麼？它和你希望事業前進的方向，有什麼關係？
例如，回訊息被打了十分，行銷也被打了十分，但實際安排裡，只有回訊息每天都有時間。
這就值得一起討論。也許行銷在你的認知裡很重要，但你對它還很陌生，沒有明確的下一步；回訊息則是眼前就能完成，也比較知道自己做了什麼。
先看見這個差別，才有機會重新安排，而不是反覆責備自己怎麼又沒做到。
用四象限，分清楚現在要做與需要提前安排的事
四象限可以幫助老師分辨重要與緊急，讓不同的事情有不同的處理方式。
我們會把列出的工作，放進這四個位置：
- 重要且緊急。
- 重要但不緊急。
- 緊急但不重要。
- 不緊急也不重要。
已經約好時間的客戶服務、當天必須完成的準備，都需要先納入安排。把這些必要的工作放進去，才知道自己還剩下多少可以運用的時間。
至於一則剛收到的訊息，是否真的緊急，也需要回到內容判斷。今天上課地點臨時更動，和詢問下個月的服務時間，處理的急迫程度就可能不同。
行銷、整理服務介紹、學習經營知識，則常常沒有今天不做就會出事的壓力。它們可能對未來有幫助，卻因為不緊急，一再被眼前的事情擠掉。
我會陪老師看，這些被延後的事情，哪些真的和他的目標有關。如果有關，就需要提前替它安排時間，不能每次都只期待忙完之後還有空。
把大目標拆小，先想清楚「往前一分」是什麼
想開始一件陌生的事情，可以先定義下一小步。分數在這裡的用途，是把模糊的大目標，變成看得見的進步。
前面評估的是事情有多重要；到了這裡，我們換個角度，討論自己目前理解或做到什麼程度。兩種分數的用途不同，不需要混在一起算。
假設老師覺得自己對行銷的理解只有兩分，想到要經營品牌、寫文案或投廣告，就覺得需要學的東西太多。
我會問：「如果從兩分進步到三分，你覺得自己會多懂什麼？」
他的答案可能很簡單：先看懂幾個經常遇到的行銷名詞，知道別人談的是什麼。
這就可以成為目前的目標。這週不需要把全部行銷都學完，也不用立刻要求自己做出完整的廣告。先選定要理解的內容，看看能不能用自己的話說出意思。
下一小步跟老師一起決定，會比較貼近他的程度，也比較知道為什麼要做。等到這一步完成，再討論下一分需要補上什麼。
分數本身沒有那麼重要，重要的是我們終於說清楚，這一次準備往哪裡走。
把時間留出來，也替反覆發生的工作訂安排
小目標需要有實際的時間位置，同時也要重新安排那些每天反覆出現的工作。
如果討論過後，他自己決定這週要先理解幾個行銷概念，我們就會一起討論，他願意每天或每週拿出多少時間。
假設他評估後，覺得一週可以安排一到兩個小時，就從這個範圍開始。安排需要符合他目前的服務量，讓他有機會履行自己做下的承諾。
時間也要從實際的一週來看。假設某天已經排滿客戶，就不必再硬塞一段學習；可以看看另一個服務較少的時段，是否比較有機會完成。先扣除必要的交付，再看剩下的空間，安排才有生活裡的位置。
如果這週只能做一小段，也先說清楚那一小段要完成什麼。例如，選好要理解的幾個名詞，學完之後各寫下一句自己的解釋。這樣到了回顧時，你會知道要看哪一份內容。
而回訊息、確認預約、準備服務，也可以依照工作需要，分別安排適合的處理時間。能一起整理的事情，就試著集中；需要保留彈性的部分，也先說清楚。
例如，先替一般詢問保留回覆時段，避免每收到一則訊息，就中斷正在準備的內容。遇到確實需要即時處理的狀況，再依事先約定調整。
我們也可以想想學生時期的經驗。原本有讀書與上課的安排，開始交往之後，仍會想辦法留時間和喜歡的人相處。
當一件事是自己想要的，就比較願意討論怎麼調整其他安排。事業經營也需要回到這裡：你想要什麼，又願意為它保留多少時間？
如果暫時排不進去，也值得誠實看看原因。是服務真的已經滿了，還是下一步仍然太大？先調整到做得到，才比較能繼續。
一週後回頭看，確認自己有沒有往前走
回顧的重點，是看當初答應自己的那一步，有沒有實際發生，再決定接下來怎麼安排。
假設這週的目標是看懂幾個名詞，就回頭看看自己是否已經理解。若原本安排了兩次學習時間，也可以確認，哪一次有做，哪一次被什麼事情打斷。
如果完成了，就有依據討論下一個小目標。如果沒有完成，也能一起找原因：是時間安排不切實際、臨時服務太多，還是選的內容超過目前程度？
這樣的檢查，比起只說「這週又很忙」，更容易找到可以調整的地方。
整理工作的目的，是把時間留給更重要的事
我們做這些整理，是希望自己能逐步把時間與精力，放到真正有價值、也和未來方向有關的事情上。
回訊息、安排預約、準備服務，都有它們的必要性。但在照顧眼前工作的同時，也需要替自己想完成的事情保留位置。
也許你想把多年經驗整理成一堂課，想讓更多人認識你的專業，或希望未來能有更多時間，做自己喜歡的事。
這些期待，需要今天開始有一些安排，才有機會慢慢實現。
所以，我覺得高價值任務，也要回到你自己來看：什麼事情值得持續投入？什麼事情做下去，會讓你更靠近想要的生活與事業？
當你逐漸看清楚，就比較能做出取捨。哪些事情現在必須處理，哪些可以集中安排，哪些則需要留到之後，會開始有自己的依據。
今天可以先選一項你覺得重要、卻一直沒有安排的事情，想想往前一分是什麼，再替它留下一段時間。
讓每天的忙碌裡，也有一部分，是在為自己的夢想前進。
發佈留言